Kostra, na které specialisté DYNAMIC FUTURE logistický audit staví, je pro všechny firmy stejná. Pokud vás tento proces čeká, nebo o něm zatím jen uvažujete, tady jsou podrobnosti o jeho průběhu.

Obecný popis logistického auditu mluví o 4 základních krocích: sestavení programu se zákazníkem, interview a měření v podniku, zpracování výsledků, prezentace výsledků se zřetelem na doporučení logistických změn. V každém případě je během auditu nezbytná součinnost auditora a firmy, které se týká.

„V praxi potřebujeme jen dvě zásadní věci – čas a data,“ říká Jan Šlajer, jednatel DYNAMIC FUTURE.

 

Méně než týden, ale intenzivní

Pokud jde o čas, který budete muset auditorům věnovat, aby získali dostatek vstupních informací, počítejte s 2 × 2 dny. Jako příklad uveďme logistický audit ve výrobní firmě. S kým potřebuje auditor udělat interview a čeho se týká?

  • Zakázková kancelář nebo místo příjmu objednávek. Auditora zajímá, kdo a jakým způsobem objednávky přijímá a v jakém formátu je odesílá dál, například do nákupních objednávek.
  • Nákupčí, který popíše, jak jeho systém funguje.
  • Plánovači vysvětlí, jak dostává informace, které softwary používá. Auditor tak může posoudit návaznost softwarové podpory, integrace apod.
  • Zaměstnanci ve výrobě uvádějí, jak se například přenáší plán od plánovače k vedoucímu výroby, od něj k mistrovi a dál ke konkrétnímu pracovníku na dílně.
  • Mistři předají informace o způsobu, jakým objednávají materiál a jak se k nim materiál ze skladu dostane.
  • Logistikové nebo skladníci popíšou propojení příjmu materiálu, skladování, identifikaci materiálu, způsoby a místa zaskladnění, systém používaný ke skladování, způsoby získávání informací o uskladněném materiálu (podle FIFA nebo FEFA).
  • Expedienti představí procesy komunikace s prodejem, práci s expedičními objednávkami, kumulace transportních objednávek, komunikaci s dopravci, způsob nakládání produktů.

„Samozřejmě je možné provést logistický audit jen vybraného procesu. Stejně tak jako audit několika poboček jedné společnosti. Principiálně je to velmi podobné. Všechny firmy mají informační systém, nákup, prodej, systém skladování, logistiku a podobně. A na to všechno se potřebujeme zeptat,“ popisuje Petr Jalůvka.

 

Data ve standardních formách, ale za rok zpátky

Jednatelé DYNAMIC FUTURE uvádějí, že k analýze pro logistický audit potřebují od firmy získat data z posledního roku. Nejčastěji ve formátech .xls, .csv, .txt nebo podobných. Samozřejmě vždy záleží na rozsahu a velikosti dat, v některých případech je potřeba načíst je do databází.

„Může se stát, že je nutné data doplnit. Vzpomínám si na případ firmy, která nám opomněla sdělit, že součástí jednoho z jejích procesů je reklasifikace, kdy se z jednoho výrobku stává jiný. V rámci analýzy se ukázalo, že u některých výrobků stavy skladu rostly, u jiných naopak klesaly. Dodatečným dotazem jsme zjistili, že potřebujeme doplnit chybějící data,“ vysvětluje Jan Šlajer.

 

Kouzlo logistického auditu

Tento postup je podle Jana Šlajera možné uplatnit ve všech firmách. Samozřejmě s modifikacemi reflektujícími specifické podmínky a požadavky konkrétních společností. Tím nejzásadnějším je podchytit jedinečnost konkrétního byznysu.

„Každá firma má svá specifika. A to i v případech, že srovnáme třeba podniky mlékárenského průmyslu vyrábějící de facto podobné produkty podobným způsobem. Je ale důležité dostat se přes standardizaci procesů k tomu, co jednu každou dělá výjimečnou. V tom je kouzlo logistického auditu,“ konstatuje Petr Jalůvka.