„Čím jsou ve firmách lidi kreativnější, a teď to nemyslím ve zlém, tím víc systémů a podsystémů dokážou vymyslet. Objevuje se tak obrovský prostor pro chyby a navíc – nikdo nedokáže dohledat, kde, jak a proč data vznikají,“ říká Petr Jalůvka, jednatel Dynamic Future. Řešením digitálního přetížení je logistický audit.

Mají vaše data zákazníka?

Největším problémem, pokud jde o digitální přetížení, jsou podle Petra Jalůvky situace, kdy zaměstnanci v podnicích „datlují data“ o kterých vůbec netuší, jestli mají nějakého zákazníka.

„Často slýcháme, že práce s daty je historicky daná. Takže někdo přepisuje něco do sešitku, ten musí někdo další podepsat, pak se data zapisují do počítače, výstupy je nutné vytisknout, zase podepsat, kopie založit. A totéž je potřeba propsat do Excelů a nějakého informačního systému. Přitom by stačilo jedno pípnutí čtečky,“ uvádí jednatel.

V takových případech vznikají chyby a zároveň roste riziko „optimalizace“ dat podle například předem stanovených cílů. K tomu je nutné připočíst nemožnost dohledat tok informací a jejich souvislosti.

„Je pozoruhodné, že manažeři v těchto případech nedohlédnou, kolik času tráví jejich zaměstnanci zbytečným přenášením dat. Smyslem automatizace není tlačit mercedes po dvorku pomocí pěti chlapů. Pokud to děláme, je něco špatně,“ konstatuje Petr Jalůvka.

Kolik systémů je třeba?

„Pojďme se vrátit zpátky tam, kde jste začali s implementací a rozběhněte si ERP, radíme ve firmách, které se už v digitálním přetížení nacházejí,“ doporučuje Petr Jalůvka.

ERP (Enterprise Resource Planning) integruje většinu oblastí činnosti podniků, a to od zásobování přes nákup, prodej až třeba po personalistiku. Pro téměř všechny tuzemské organizace jde o základní stavební kámen efektivního fungování.

„I když se to zdá nemožné, i firmy se zavedeným ERP, když najdou úzkou skulinku, tak v ní dokážou postavit dálnici. Data pak tečou mimo hlavní systém, ztrácejí se a mění,“ popisuje jednatel.

Kromě ERP využívají podniky i MRP (Material Requirements Planning), který ale neřeší výrobní kapacity – pro ty je určeno APS (Advanced Planning and Scheduling). K základům patří podle Petra Jalůvky ještě WMS (Warehouse Management System).

„Je zásadní, aby tyto výchozí systémy fungovaly. Až potom je můžeme rozšiřovat o specializovaná řešení. Včetně například simulačních modelů. Jenom ti, kteří se nebojí vrátit na začátek a začít rozplétat cesty, kterými jejich data tečou, se mohou dočkat pravdivých výsledků, optimalizace a vyšší i přesnější produkce,“ říká jednatel DYNAMIC FUTURE.

Proč všechno začíná u logistiky?

Standardní projekty, které DYNAMIC FUTURE ve společnostech zavádí, startují vždy logistickým auditem. Jen tak totiž zjistí, které systémy a jak firma používá.

„V rámci logistického auditu zkoumáme softwarové vybavení, funkcionality ERP a další systémy, které suplují jakékoli jiné softwary. Klasicky objevíme používání Excelu jako únik od hlavního systému. O pokročilém plánování pak nemůže být vůbec řeč,“ říká P. Jalůvka.

Audit logistiky také odhalí, jakým způsobem jsou data napříč firmou sdílená, jak často se aktualizují, jestli nedochází k jejich duplicitě, nebo naopak nevznikají nepatřičnými způsoby.

„Sporná bývá například funkce datových pump, aktualizace probíhá třeba jen jednou za den, což brzdí další práci a vede k jednorázovému zahlcení systému i lidí,“ uvádí jednatel.

Logistický audit dokáže najít a popsat místa, která jsou problematická. Bez toho, aniž by je podnik vyřešil, nemá podle Petra Jalůvky smysl nasazovat nástroje pro predikci poptávky nebo plánování výroby.